POLITYKA PRYWATNOŚCI

World Beauty Championship (WBC)

1. Postanowienia ogólne

Wersja obowiązująca od 13 października 2026 r.

Organizacja pozarządowa „MAIK” (International Beauty Industry Association – IBIA), kod EDRPOU (rejestr ukraiński) 46275065, szanuje prawo każdego użytkownika do ochrony danych osobowych i zapewnia ich przetwarzanie zgodnie z wymogami obowiązujących przepisów, w tym ogólnego rozporządzenia Unii Europejskiej o ochronie danych (RODO/GDPR), jeżeli ma ono zastosowanie.

Niniejsza Polityka prywatności określa zasady gromadzenia, wykorzystywania, przechowywania i ochrony danych osobowych użytkowników strony internetowej World Beauty Championship (WBC).

Korzystając ze strony internetowej https://wbc-beauty-champ.com, jej wersji językowych oraz powiązanych z nią usług, potwierdzają Państwo, że zapoznali się z niniejszą Polityką prywatności.

2. Kto jest administratorem danych osobowych

Organizacja pozarządowa „MAIK”

International Beauty Industry Association (IBIA)

Kod EDRPOU (rejestr ukraiński): 46275065

Strona internetowa: https://wbc-beauty-champ.com

Poczta elektroniczna: info@wbc-beauty-champ.com

3. Jakie dane osobowe możemy gromadzić

Podczas korzystania ze strony internetowej WBC lub udziału w World Beauty Championship możemy pozyskiwać następujące dane osobowe:

• imię i nazwisko;
• adres poczty elektronicznej;
• numer telefonu;
• kraj zamieszkania;
• zawód, specjalizację, miejsce pracy lub nauki;
• informacje zawodowe oraz dane o osiągnięciach;
• zdjęcia, portfolio, prace konkursowe i inne materiały przekazywane przez Państwa dobrowolnie;
• informacje niezbędne do rejestracji i udziału w World Beauty Championship;
• informacje o wybranych nominacjach, kategoriach udziału i zgłoszonych pracach konkursowych;
• informacje o wynikach oceny sędziowskiej, otrzymanych nagrodach, zajętych miejscach, tytułach i wyróżnieniach;
• informacje o udziale w mistrzostwach w charakterze uczestnika, sędziego, Team Leader lub w innej roli przewidzianej przez organizatora;
• informacje płatnicze niezbędne do dokonania płatności, bez przechowywania pełnych danych kart płatniczych, jeżeli płatności są obsługiwane przez zewnętrzny serwis płatniczy;
• informacje techniczne dotyczące korzystania ze strony internetowej: adres IP, rodzaj przeglądarki, rodzaj urządzenia, pliki cookie oraz dzienniki odwiedzin.

4. Cele przetwarzania danych osobowych

Dane osobowe są wykorzystywane w celu:

• przyjmowania i rozpatrywania zgłoszeń do udziału w World Beauty Championship;
• rejestracji uczestników i innych osób zaangażowanych w mistrzostwa;
• organizacji i przeprowadzenia międzynarodowych mistrzostw online;
• przyjmowania, porządkowania i weryfikacji prac konkursowych;
• organizacji procesu sędziowania i oceny prac konkursowych;
• wyłonienia zwycięzców, laureatów oraz zdobywców nagród specjalnych;
• sporządzenia rankingu i publikacji oficjalnych wyników mistrzostw;
• przygotowania i wydania certyfikatów, dyplomów, pucharów, medali i innych nagród;
• kontaktu z uczestnikami, sędziami, osobami pełniącymi funkcję Team Leader oraz innymi osobami zaangażowanymi w mistrzostwa;
• informowania o etapach mistrzostw, wynikach, wręczeniu nagród i kolejnych sezonach;
• prowadzenia archiwum uczestników, wyników konkursowych, zwycięzców i decyzji sędziowskich;
• publikacji informacji o uczestnikach, zwycięzcach i ich osiągnięciach zawodowych;
• zapewnienia działania paneli użytkownika i innych funkcji strony internetowej;
• usprawniania działania strony internetowej i jej funkcjonalności;
• zapewnienia bezpieczeństwa strony internetowej;
• wypełniania wymogów obowiązujących przepisów prawa.

5. Publikacja informacji

Biorąc udział w World Beauty Championship, uczestnik wyraża zgodę na to, aby organizator mógł publikować informacje związane z jego udziałem w mistrzostwach i uzyskanymi wynikami, w zakresie przewidzianym przepisami prawa i odpowiednimi zgodami, jeżeli są one wymagane.

Informacje te mogą obejmować:

• imię i nazwisko;
• kraj;
• działalność zawodową lub specjalizację;
• zdjęcia przekazane przez uczestnika;
• informacje o osiągnięciach zawodowych;
• nazwę nominacji i kategorię udziału;
• status uczestnika, finalisty, laureata lub zwycięzcy;
• wyniki udziału i zajęte miejsce;
• otrzymane nagrody, tytuły i wyróżnienia;
• certyfikaty, dyplomy i inne oficjalne dokumenty potwierdzające udział lub przyznanie nagrody, w odpowiednim zakresie.

Materiały te mogą być zamieszczane:

• na oficjalnej stronie internetowej WBC;
• we wszystkich wersjach językowych strony internetowej;
• w oficjalnych rejestrach i archiwach wyników WBC;
• w oficjalnych mediach społecznościowych WBC i IBIA;
• w materiałach reklamowych, informacyjnych i prezentacyjnych mistrzostw;
• w materiałach drukowanych i elektronicznych związanych z World Beauty Championship.

Prace konkursowe mogą być wykorzystywane do przeprowadzenia sędziowania, sporządzania tabel sędziowskich i ustalania wyników mistrzostw. Publiczne zamieszczanie prac konkursowych w mediach społecznościowych, materiałach reklamowych lub innych ogólnodostępnych źródłach odbywa się w przypadku istnienia odpowiedniej podstawy prawnej i niezbędnych zezwoleń.

6. Przekazywanie danych osobowych

Nie sprzedajemy danych osobowych i nie przekazujemy ich osobom trzecim do ich własnych celów marketingowych.

Przekazywanie danych osobowych może odbywać się wyłącznie w zakresie niezbędnym do wykonywania odpowiednich funkcji, w szczególności:

• serwisom płatniczym w celu obsługi płatności;
• podwykonawcom technicznym, którzy zapewniają działanie strony internetowej, paneli użytkownika i powiązanych usług;
• usługom poczty elektronicznej i komunikacji;
• sędziom i osobom upoważnionym zaangażowanym w organizację i ocenę mistrzostw, w zakresie niezbędnym do wykonywania ich obowiązków;
• firmom doręczeniowym, jeżeli jest to niezbędne do wysyłki nagród, dyplomów, pucharów lub innych materiałów;
• organom państwowym i innym upoważnionym podmiotom w przypadkach przewidzianych przepisami prawa.

Jeżeli przetwarzanie danych osobowych wiąże się z ich przekazywaniem poza Europejski Obszar Gospodarczy, takie przekazanie odbywa się w przypadku istnienia odpowiedniej podstawy prawnej i z zachowaniem wymogów przepisów o ochronie danych osobowych.

7. Ochrona danych osobowych

Organizator stosuje odpowiednie środki organizacyjne i techniczne w celu ochrony danych osobowych przed nieuprawnionym dostępem, utratą, zmianą, ujawnieniem lub niezgodnym z prawem wykorzystaniem.

Jednocześnie użytkownik przyjmuje do wiadomości, że żadna metoda przesyłania ani przechowywania informacji w sieci Internet nie może zagwarantować absolutnego bezpieczeństwa danych.

8. Okres przechowywania danych

Dane osobowe są przechowywane przez okres niezbędny do realizacji celów ich przetwarzania, zapewnienia udziału w World Beauty Championship, prowadzenia archiwum wyników oraz wypełnienia wymogów obowiązujących przepisów prawa.

Informacje o uczestnikach, laureatach, zwycięzcach i oficjalnych wynikach mistrzostw mogą być przechowywane przez długi okres jako część historii i archiwum WBC, jeżeli jest to niezbędne do potwierdzenia wyników i zapewnienia przejrzystości mistrzostw oraz nie jest sprzeczne z wymogami prawa.

Dane osobowe, które nie są już potrzebne do określonych celów przetwarzania, są usuwane lub anonimizowane, chyba że ich dalsze przechowywanie jest wymagane przez prawo.

9. Prawa użytkownika

Użytkownik ma prawo do:

• uzyskania informacji o przetwarzanych danych osobowych, które go dotyczą;
• żądania sprostowania nieprawidłowych lub niekompletnych danych;
• żądania usunięcia danych osobowych w przypadkach przewidzianych prawem;
• wycofania zgody na przetwarzanie danych osobowych, jeżeli zgoda stanowi podstawę prawną takiego przetwarzania;
• żądania ograniczenia przetwarzania danych osobowych;
• wniesienia sprzeciwu wobec niektórych rodzajów przetwarzania w przypadkach przewidzianych przepisami prawa;
• otrzymania swoich danych osobowych w przypadkach przewidzianych prawem;
• wniesienia skargi do właściwego organu ochrony danych osobowych.

Wykonywanie powyższych praw może być ograniczone w przypadkach przewidzianych przepisami prawa, w szczególności gdy przechowywanie określonych informacji jest niezbędne do wypełnienia obowiązków prawnych lub potwierdzenia oficjalnych wyników mistrzostw.

W celu wykonania swoich praw użytkownik może skontaktować się z nami pod adresem poczty elektronicznej wskazanym w niniejszej Polityce.

10. Pliki cookie

Strona internetowa WBC może wykorzystywać pliki cookie w celu:

• zapewnienia prawidłowego działania strony internetowej;
• zapamiętywania ustawień użytkownika;
• analizy odwiedzin;
• usprawniania funkcjonalności i doświadczeń użytkownika;
• zapewnienia bezpieczeństwa strony internetowej.

Użytkownik może zmienić ustawienia dotyczące wykorzystywania plików cookie w swojej przeglądarce, a także skorzystać z dostępnych na stronie internetowej narzędzi do zarządzania zgodą, jeżeli zostały one przewidziane.

Wykorzystywanie plików cookie innych niż niezbędne odbywa się zgodnie z wymogami mających zastosowanie przepisów prawa.

Wyłączenie niektórych kategorii plików cookie może wpłynąć na funkcjonalność strony internetowej.

11. Zmiany Polityki prywatności

Organizator zastrzega sobie prawo do wprowadzania zmian w niniejszej Polityce prywatności.

Zaktualizowana wersja Polityki jest publikowana na oficjalnej stronie internetowej World Beauty Championship.

Zaleca się użytkownikom okresowe sprawdzanie aktualnej wersji Polityki prywatności.

12. Usługi i odbiorcy danych osobowych

W celu zapewnienia funkcjonowania World Beauty Championship (WBC) dane osobowe mogą być przekazywane lub udostępniane odpowiednim dostawcom usług i osobom upoważnionym w zakresie niezbędnym do wykonywania ich funkcji.

• Serwisy płatnicze i banki. Do dokonywania i potwierdzania płatności mogą być wykorzystywane WayForPay, PayPal, Revolut, Western Union, a także przelewy bankowe na rachunek wskazany numerem IBAN. W zależności od wybranej metody płatności odpowiednie instytucje płatnicze i banki mogą przetwarzać dane płatnika, informacje o transakcji oraz inne informacje niezbędne do realizacji lub potwierdzenia płatności.
• Poczta elektroniczna. Do wysyłania i odbierania wiadomości e-mail oraz komunikacji z użytkownikami wykorzystywana jest usługa Google.
• Telegram. Zapytania użytkowników i potwierdzenia płatności przesłane za pośrednictwem Telegram mogą być przetwarzane przez upoważnionych menedżerów WBC w celu udzielania odpowiedzi, rozpatrywania zapytań i weryfikacji płatności.
• Doręczanie nagród. Do wysyłki nagród mogą być wykorzystywane usługi Ukrposhta i Nova Poshta. W tym celu przewoźnikom mogą być przekazywane imię i nazwisko odbiorcy, dane kontaktowe i adres lub inne dane niezbędne do doręczenia.
• Asystentka AI Eva. Wiadomości wysyłane za pośrednictwem czatu na stronie internetowej lub w panelu użytkownika są przetwarzane z wykorzystaniem technologii sztucznej inteligencji Google Gemini. Korespondencja może być przechowywana w celu zapewnienia działania czatu, udzielania odpowiedzi oraz, w razie potrzeby, przekazywania zapytań upoważnionym menedżerom.
• Hosting strony internetowej. Do umieszczenia strony internetowej i technicznego zapewnienia jej działania wykorzystywana jest infrastruktura serwerowa i usługi dostawcy usług hostingowych. Informacja o nazwie dostawcy usług hostingowych i kraju lokalizacji serwera zostanie podana w niniejszej Polityce po potwierdzeniu odpowiednich danych.

Dostawcy usług mogą przetwarzać dane osobowe zgodnie z własnymi politykami prywatności i mającymi zastosowanie warunkami przetwarzania danych. Organizator podejmuje odpowiednie środki w celu ograniczenia przekazywania danych do zakresu niezbędnego dla danego celu.

13. Przetwarzanie danych przez asystentkę AI Evę

Wiadomości, które użytkownicy wysyłają do asystentki AI Evy za pośrednictwem strony internetowej lub panelu użytkownika WBC, są przetwarzane z wykorzystaniem technologii sztucznej inteligencji Google Gemini.

Korespondencja może być przechowywana w celu utrzymania kontekstu rozmowy, udzielania odpowiedzi na zapytania oraz, w razie potrzeby, przekazania zapytania upoważnionemu menedżerowi do dalszego rozpatrzenia. Dostęp do takich zapytań jest przyznawany wyłącznie w zakresie niezbędnym do wykonywania odpowiednich funkcji.

Asystentka AI Eva udziela odpowiedzi o charakterze informacyjnym i nie podejmuje decyzji dotyczących oceny uczestników, ich prac konkursowych ani przyznawania miejsc lub nagród. Prace konkursowe oceniają sędziowie WBC.

Okresy przechowywania korespondencji określa się zgodnie z rozdziałem „Okresy przechowywania danych osobowych” niniejszej Polityki.

14. Podstawy prawne przetwarzania danych osobowych

Organizator przetwarza dane osobowe na odpowiednich podstawach prawnych przewidzianych mającymi zastosowanie przepisami prawa, w szczególności RODO:

• Wykonanie umowy lub podjęcie działań na żądanie użytkownika przed zawarciem umowy: rejestracja, organizacja udziału w WBC, obsługa płatności, komunikacja z uczestnikami oraz organizacja doręczenia nagród.
• Zgoda użytkownika: publikacja zdjęć, prac konkursowych i innych materiałów, jeżeli dane przetwarzanie opiera się na zgodzie. Zgodę można wycofać w dowolnym momencie, co nie wpływa na zgodność z prawem przetwarzania dokonanego przed jej wycofaniem.
• Prawnie uzasadniony interes Organizatora: zapewnienie bezpieczeństwa strony internetowej, zapobieganie oszustwom i nadużyciom, ochrona systemów informatycznych oraz zapewnienie prawidłowego działania usług, z poszanowaniem praw i interesów użytkowników.
• Wypełnienie obowiązku prawnego: prowadzenie ewidencji księgowej i podatkowej, przechowywanie dokumentów płatniczych oraz wypełnianie innych obowiązków określonych mającymi zastosowanie przepisami prawa.

Konkretna podstawa prawna jest ustalana w zależności od celu i charakteru danego przetwarzania danych osobowych.

15. Przekazywanie danych osobowych poza Europejski Obszar Gospodarczy

W związku z korzystaniem z usług podmiotów zewnętrznych dane osobowe mogą być przetwarzane lub przekazywane do państw spoza Europejskiego Obszaru Gospodarczego, w tym do Stanów Zjednoczonych, w zależności od dostawcy usług, wykorzystywanego produktu i odpowiedniej infrastruktury.

W przypadkach, gdy takie przekazanie podlega wymogom RODO, Organizator zapewnia stosowanie odpowiedniego mechanizmu przekazywania danych osobowych zgodnie z art. 44–49 RODO. Mechanizm taki może obejmować decyzję Komisji Europejskiej stwierdzającą odpowiedni stopień ochrony danych lub standardowe klauzule umowne Komisji Europejskiej (Standard Contractual Clauses, SCC), w zależności od konkretnego odbiorcy i okoliczności przekazania.

16. Okresy przechowywania danych osobowych

Dane osobowe są przechowywane przez okres niezbędny do realizacji celu ich przetwarzania, wypełnienia obowiązków prawnych lub ochrony roszczeń prawnych Organizatora.

Stosuje się następujące okresy przechowywania:

• Korespondencja na czacie asystentki AI Evy oraz zapytania kierowane do działu wsparcia: do 2 lat od ostatniej interakcji, chyba że inny okres jest niezbędny do wypełnienia obowiązków prawnych lub rozpatrzenia sporu.
• Zapisy dotyczące płatności i dokumenty księgowe: przez okresy określone mającymi zastosowanie przepisami o rachunkowości, przepisami podatkowymi i innymi przepisami prawa.
• Archiwum wyników WBC: wyniki oceny sędziowskiej, miejsca, tytuły i informacje o nagrodach mogą być przechowywane bezterminowo w celu potwierdzenia wyników i zachowania historii mistrzostw.
• Dane konta i rejestracji: przez okres niezbędny do zapewnienia udziału w WBC, a po jego zakończeniu — przez okres niezbędny do wypełnienia obowiązków prawnych lub ochrony roszczeń prawnych.

Po upływie odpowiedniego okresu dane są usuwane lub anonimizowane, jeżeli ich dalsze przechowywanie nie ma odpowiedniej podstawy prawnej.

17. Zdjęcia, prace konkursowe i wyniki

Zdjęcia, portfolio i prace konkursowe są przetwarzane w celu rejestracji uczestników, organizacji sędziowania, ustalenia wyników i zapewnienia udziału w WBC.

Publikacja zdjęć, prac konkursowych i innych materiałów na stronie internetowej, w mediach społecznościowych lub materiałach reklamowych odbywa się w przypadku istnienia odpowiedniej podstawy prawnej, w szczególności zgody, jeżeli jest ona wymagana zgodnie z mającymi zastosowanie przepisami prawa.

Informacje o wynikach oceny sędziowskiej, miejscach, tytułach i otrzymanych nagrodach mogą być przechowywane w archiwum WBC bezterminowo w celu potwierdzenia osiągnięć uczestników i zachowania historii mistrzostw.

18. Uczestnicy niepełnoletni

Jeżeli regulamin WBC dopuszcza udział osób niepełnoletnich, rejestracja, przekazywanie danych osobowych i uzyskiwanie niezbędnych zezwoleń odbywają się z zachowaniem wymogów przepisów prawa mających zastosowanie do danego uczestnika.

W przypadkach, gdy wymagają tego mające zastosowanie przepisy prawa, niezbędna jest zgoda jednego z rodziców lub przedstawiciela ustawowego osoby niepełnoletniej. Organizator ma prawo zażądać potwierdzenia takiej zgody.

19. Informacje kontaktowe

We wszystkich sprawach dotyczących przetwarzania i ochrony danych osobowych można kontaktować się z:

Organizacja pozarządowa „MAIK”

International Beauty Industry Association (IBIA)

World Beauty Championship (WBC)

Kod EDRPOU (rejestr ukraiński): 46275065

Strona: https://wbc-beauty-champ.com

E-mail: info@wbc-beauty-champ.com

Zob. również: Zgoda na przetwarzanie danych osobowych oraz zezwolenie na wykorzystanie zdjęć.